Verhuistips kantoor/project

Stappenplan:

1. Ruim vooraf
2. Kort vooraf
3. Tijdens de verhuizing
4. Na de verhuizing

Ruim vooraf

Algemeen:

Maak het voornemen om te verhuizen bekend aan:
       o Raad van Commissarissen
       o Management
       o Medewerkers
       o Ondernemingsraad
       o Arbeidsvoorziening
       o Vakbonden
Stel iemand verantwoordelijk voor de totale gang van zaken tijdens de       verhuisperiode
Richt eventueel een project groep “verhuizing” op
Neem in ieder geval personeelszaken, technische zaken en publiciteit in       deze projectgroep op
Inventariseer de behoefte van uw bedrijf, de afdeling en het personeel
Bepaal welke voorzieningen in het nieuwe pand (nog) moeten worden       aangebracht
Ga na of uw nieuwe vestiging niet onder een bestemmingsplan valt
Regel eventueel een hinderwetaanvraag
Vraag subsidie aan. De Kamer van Koophandel heeft alle subsidies in een       overzichtelijke gids

Personeel:

U kunt uw medewerkers niet verplichten mee te verhuizen, inventariseer       daarom wie wel en wie niet mee gaat
Voer met iedereen reorganisatie gesprekken
Maak regelingen voor personeelsleden die niet met het bedrijf mee gaan. Denk       daarbij aan collectief ontslag aanvragen, eventuele VUT-regeling toe te passen       of “outplacement”
Regel met uw makelaar of de nieuwe gemeente ook de huisvestigings-       mogelijkheden voor uw medewerkers
Maak een wervingsplan voor nieuw personeel
Toets de carrière planning aan de nieuwe situatie
Maak nieuwe regelingen voor reiskostenvergoeding
Zorg dat nieuw personeel voldoende mogelijkheid krijgt zich in te werken
Organiseer excursies voor uw medewerkers naar de nieuwe plaats van vestiging
Laat scholen, makelaars, financiers en overheden tijdens die excursie informatie       verstrekken
Maak een sluitende verhuiskostenvergoeding voor het personeel
Hou deze kosten in de hand door afspraken te maken dat één verhuisbedrijf al       het personeel verhuist
Laat de rekening daarvoor naar de “zaak” sturen. De BTW kunt u verrekenen
Breng de nieuwe personeelskosten in kaart
Leg alle regelingen voor het personeel vast in een sociaal plan
Voeg dit plan bij de adviesaanvragen aan de OR

Aanpassingen nieuw gebouw

Bekijk welke materialen u van uw oude vestiging in de nieuwe kunt gebruiken
Bepaal wat allemaal nieuw wordt aangeschaft
Stel uw investeringsplannen daarvoor bij
Bepaal het verhuisbudget
Ga na welke energievoorzieningen u op de nieuwe locatie nodig hebt
Laat deze voorzieningen aanleggen door erkende installateurs
Bestel tijdig nieuw projecttapijt
Bepaal welke verbouwingen moeten worden uitgevoerd
Laat een architect of een bouwkundige de plannen daarvoor op papier zetten
Neem een aannemer in de arm voor de verbouwing
Neem contact op met de gemeente en vraag of uw verbouwingsplannen op deze       manier doorgang kunnen vinden
Licht uw nieuwe buren in i.v.m. mogelijke overlast van de verbouwing of de       verhuizing
Schakel een interieurarchitect in voor de inrichting
Bepaal of tijdens de verhuizing de productie doorgaat of dat u tijdelijk op twee       locaties gaat produceren
Maak een nieuwe productie overleg
Schaf op tijd nieuw meubilair aan

Indeling nieuw gebouw

Bepaal welke afdelingen veel overleg met elkaar hebben en dus dicht bij elkaar       moeten zitten
Maak een indelingsplan voor het nieuwe gebouw
Zet de nieuwe plattegrond op tekening

De verhuizing

Neem tijdig contact op met De Haan Verhuizingen
Bepaal de feitelijke verhuisdatum
Zorg voor duidelijke informatie naar De Haan Verhuizingen
Hou uw medewerkers constant op de hoogte van de stand van zaken. Stel       daarvoor eventueel een apart telefoonnummer in of geef regelmatig een apart       bulletin uit
Zorg voor schriftelijke bevestigingen van de afspraken
Maak samen met De Haan een draaiboek
Bepaal wie de bestaande inrichting demonteert en weer opbouwt. Uw eigen       technische dienst of de verhuizer
Bepaal wie alles in- en uitpakt
Overleg met leveranciers van gevoelige apparatuur, zoals computers, door wie       en hoe deze het best verhuisd kunnen worden
Maak met alle betrokkenen een tijdsplan
Maak een agenda voor voortgangsvergaderingen
Stel op deelgebieden medewerkers aan die de voortgang controleren

Telefoon diensten

Maak met uw telefoon maatschappij afspraken over het verhuizen       van telefoonlijnen en datalijnen. Eventueel nieuwe centrale fax- en       telefaxapparatuur aanschaffen

Huisstijl

Past de huisstijl nog wel in de nieuwe omgeving?
Laat een ontwerpbureau eventueel een nieuwe huisstijl maken

Archief

Beslis waar u het archief gaat plaatsen, intern of extern. De Haan heeft       voldoende ruimte om uw archief te plaatsen
Breng het archief op orde. Laat het oudste deel van het archief eventueel       vernietigen

Terug naar boven

Kort vooraf

Nieuw gebouw gereed?

Zorg dat het nieuwe gebouw gebruiksklaar is als er verhuisd gaat worden
Zorg dat alle aansluitingen klaar zijn (koffieautomaten, kopieerapparaten etc.)
Zorg voor een afdoend beveiligingssysteem

Bewegwijzering

Nieuw bord (eventueel verlicht) met naam en logo bestellen
Kunnen leveranciers en klanten het nieuwe gebouw makkelijk bereiken?
Plaats eventueel richtingsborden in de omgeving

Interne telefoonlijst

Maak een nieuwe interne telefoonlijst. Zorg dat zoveel mogelijk mensen hun       “oude” toestelnummer kunnen behouden

Nieuw adres

Zorg voor nieuw briefpapier etc. (of in ieder geval stickers met het nieuwe adres       op het oude papier)
Laat nieuwe reclame folders en brochures drukken
Pas advertenties aan
Zorg dat het nieuwe adres ook op alle verpakkingen komt te staan
Meldt leveranciers en afnemers de verhuisdatum, de nieuwe telefoon-, fax- en       telexnummers en het juiste post- en bezoekadres
Meldt deze data ook op uw internet site
Geef de nieuwe adresgegevens ook door aan de Kamer van Koophandel en       adres- en handboeken waarin uw bedrijf vermeld staat

Instructie personeel

Instrueer medewerkers in speciale bijeenkomsten over bijvoorbeeld de wijze       van inpakken, bureaus en kasten leegmaken, privé spullen verhuizen

Schoonmaken

Laat het gebouw (in ieder geval na verbouw of nieuwbouw) schoonmaken

Parkeerplaats voor uw verhuiswagen

Zorg bij uw oude vestiging voor een goede en duidelijk afgezette laadruimte       voor onze verhuiswagens
Doe hetzelfde bij de uw nieuwe vestiging
Licht uw oude buren in i.v.m. mogelijke overlast

Groenvoorziening

Maak afspraken met een hoveniersbedrijf of tuincentrum om in en rond het       gebouw de groenvoorziening up-to-date te houden

Terug naar boven

Tijdens de verhuizing

Zorg dat “sleutelposities” zoals de bewaking, de portiersloge en de       telefooncentrales bemand zijn
Maak een lijst met belangrijke telefoonnummers van de oude en de nieuwe       vestiging. De leider van de hele operatie kan nooit op twee plaatsen tegelijk zijn.
Zorg voor duidelijke codering van alle ruimten
Zorg dat deze codering ook op alle te verhuizen materialen is aangebracht. De       verhuizer weet dan direct waar alles moet staan
Zorg voor voldoende “eigen” bemanning (bijv. technische dienst, bewaking, lift       monteurs etc.) voor hand- en spandiensten
Geef al uw medewerkers een taak, mensen zonder taak krijgen vrijaf
Zorg voor de “inwendige” mens. Meestal worden bedrijfsverhuizingen in het       weekend gedaan, hou daar rekening mee. Het is ook voor de verhuizer zaterdag       of zondag, Zorg voor voldoende koffie, thee, melk, brood, iets voor bij de koffie       en evt. een warme maaltijd

Terug naar boven

Na de verhuizing

Laat het gebouw schoonmaken
Nieuwe telefoonlijnen op de kamers
Plaats bordjes op de deuren en routingborden in het gebouw
Stel de technische dienst verantwoordelijk voor het ophangen van posters,       kunst, planten, planborden, etc.
Verbied individuele medewerkers zelf aan wanden of plafonds te gaan sleutelen
Inventariseer samen met gebruikers de eventuele ontstane schade
Zorg dat verhuismateriaal als dozen etc, op een centraal punt wordt ingeleverd
Hou de projectgroep nog een drietal weken in bedrijf voor afhandeling van       diverse zaken
Organiseer een officiële opening
Hou een open dag voor familie van uw medewerkers, nieuwe buren, klanten en       afnemers
Vergeet niet de pers op de hoogte te stellen
Controleer na de verhuizing (samen met de verhuizer) of alle werkzaamheden       correct zijn uitgevoerd
Zorg voor een goede schadeafhandeling
Zorg dat u weet wat er na de verhuizing nog allemaal moet gebeuren
Evalueer de regelingen voor het personeel. Welke moeten aangepast worden en       welke worden afgeschaft.

Terug naar boven